Avec les différentes offres proposées sur le marché, le choix d’une solution de signature électronique en ligne n’est pas évident. Il est nécessaire de prendre en compte certains points essentiels.
Qu’est-ce qu’une solution de signature électronique ?
La solution de signature électronique est actuellement au cœur du débat. Il s’agit d’une politique de signature très utilisée par de nombreuses entreprises. Elle tient une place importante dans les innovations digitales. C’est un processus électronique qui privilégie les mécanismes de cryptologie asymétrique tout en garantissant la confidentialité. Il est important de savoir que c’est une solution ayant une valeur légale. Elle peut servir d’une preuve en cas de litige ou de contrôle. Il est essentiel de retenir qu’elle n’est pas un scan de la signature manuscrite. Elle est surtout un concept regroupant les aspects pratiques, juridiques et techniques. Dans d’autres termes, la signature électronique est une méthode dans lequel un signataire pose son approbation à valeur juridique sur un certain document électronique. Comme toute signature, elle nécessite la présence d’un document, de la personne qui va signer et de l’outil de signature. Il est essentiel de comprendre qu’il existe de nombreux outils de signature électronique, ce qui veut dire que les moyens techniques nécessaires sont aussi multiples. Par exemple, il vous faut un certificat numérique qui peut être porté sur divers supports comme une clé USB, ou une carte d’identité, ou un PC et bien d’autres encore. Ainsi, il est très important de connaître que la signature électronique engage l’accord du signataire tout comme la signature manuscrite. De plus, notez qu’elle est extrêmement sécurisante. Vous pouvez aller sur : plus d’informations ici.
Quelle est l’utilité de la signature électronique ?
La solution de signature électronique procure de nombreux avantages intéressants. Elle permet de faciliter la gestion de tous vos documents car vous pouvez les conserver au format numérique uniquement. Il s’agit aussi d’une pratique qui vous permet d’échanger vos contrats directement par mail. Et notez qu’elle est une meilleure option qui va vous aider à gagner du temps. Avec une solution des signatures numériques, il n’est plus nécessaire de vous soucier de la sécurité de vos systèmes informatiques. Vous pouvez facilement faire une signature ou un contrat ou un avenant à un contrat ou encore un paiement dans un délai très bref.
Comment mettre en place une solution de signature électronique ?
Pour mettre en place une solution de signature électronique, il est nécessaire d’avoir à votre disposition le document que vous souhaitez signer ou faire signer. Vous avez aussi besoin d’un certificat électronique qui vous permet de certifier l’identité d’une personne. Toutefois, il est crucial de comprendre que la signature électronique doit répondre à certains critères essentiels. Effectivement, elle doit être exclusive, reconnaissable, irrévocable et permanente. Elle doit être aussi non modifiable et non réutilisable.
Comment choisir sa solution de signature électronique ?
Il est important de rappeler que les signatures électroniques disposent de la même valeur juridique que la version manuscrite. Une solution bien adaptée permet de faciliter les échanges dans votre entreprise. En effet, elle a une place essentielle dans la dématérialisation de la gestion des documents papier. Il est alors capital de bien choisir votre outil de signature des contrats. Pour bénéficier d’une signature qualifiée d’authentique, légale, juridiquement valable, il est conseillé de choisir une solution fiable. Toutefois, il est à savoir que sur le marché, il existe de nombreux logiciels auxquels vous pouvez choisir. Ce qui veut dire que le choix va être difficile. De plus, notez que toutes les solutions ne peuvent pas vous fournir les mêmes garanties. Il est conseillé de prendre le temps nécessaire pour faire le bon choix. Il est primordial de miser sur une solution répondant aux besoins de votre entreprise. Il est donc recommandé de définir au préalable vos exigences. Prenez en considération le nombre d’utilisateurs, la quantité et la nature des documents à signer, vos objectifs ainsi que votre activité. En général, deux options sont envisageables pour le choix de votre logiciel de signature du document numérique. Vous allez tout d’abord choisir une solution basée sur le cloud. Grâce à des identifiants spécifiques, votre équipe peut avoir accès à l’interface en ligne. Vous avez donc besoin d’une connexion internet en permanence. Choisissez un logiciel qui peut vous fournir une installation rapide, une importante flexibilité, un accompagnement sûr en cas de soucis techniques, des données qui peuvent être consultées à tout moment et n’importe où, un échelonnement de vos dépenses et un besoin moins important de matériel informatique. Ainsi, vous pouvez également choisir un logiciel en interne. Dans ce cas, il suffit juste d’installer une licence sur les ordinateurs de votre entreprise. Cette alternative va vous aider à mieux contrôler l’ensemble de vos données. Et ce n’est pas tout, un logiciel en interne garantit une meilleure sécurisation de vos informations confidentielles. Ces dernières vont être stockées dans vos propres serveurs. En outre, il est très important de miser sur une solution de signature électronique en ligne ayant une simplicité d’utilisation. En effet, il s’agit d’un critère de premier ordre à considérer. Il faut que l’utilisation de votre solution de signature électronique ne complique pas la vie de vos collaborateurs. Néanmoins, il faut privilégier une solution conforme à la réglementation.