La possession d’un standard téléphonique professionnel est indispensable afin d’assurer la fluidité des échanges externes et internes au sein d’une entreprise. Pour une activité en pleine expansion, l’usage d’un standard téléphonique virtuel est une solution intéressante car il permet d'inscrire efficacité et productivité dans la stratégie commerciale de votre entreprise. La mise en place d’un tel dispositif ne requiert aucune installation majeure, bien qu'elle offre de nombreuses opportunités insoupçonnées. D’ailleurs, vous n’êtes pas obligé de disposer de connaissance particulière pour jouir et exploiter une telle solution innovante. Une simple inscription auprès du fournisseur de téléphonie IP suffit pour obtenir un numéro professionnel.
Le standard téléphonique virtuel, c’est quoi exactement ?
Le principe de fonctionnement d’un standard téléphonique virtuel est exactement identique à celui d’un standard classique. Il dispose de toutes les fonctionnalités essentielles à tous types de conversation téléphonique : renvois et transferts d’appels, Serveur Vocal Interactif, file d’attente, groupes d’appels, personnalisation et conférence téléphonique. Totalement dématérialisé, il ne requiert aucune infrastructure physique et est hébergé dans le cloud. Pour le faire fonctionner, un accès Internet reliant votre téléphone au centre de contact cloud suffit. Le paramétrage du standard téléphonique virtuel peut également se faire en ligne. D’ailleurs, une plateforme de gestion permet d’assurer le pilotage de la solution et de surveiller toute l’activité des diverses lignes de l’organisation.
Avec la téléphonie classique ou le PABX (Private Automatic Branch Exchange), il faudra plusieurs jours pour connecter certains dispositifs au réseau de l’entreprise à l’aide d’une ligne de téléphone numérique ou analogique avant de disposer d’un standard fonctionnel. Cependant, quelques clics suffisent pour activer un standard téléphonique virtuel.
Une flexibilité et une mobilité accrue avec le standard virtuel
Le problème de flexibilité constitue l’un des principaux inconvénients de la téléphonie classique. En cas de déménagement par exemple, il faudra remplir un tas de paperasse et suivre certaines procédures pour transférer votre ligne téléphonique à une nouvelle adresse. En lieu et place, opter pour un standard téléphonique virtuel vous évitera de faire face à ce genre de problème. Que vous déménagiez dans une ville assez proche ou dans une autre région, le standard téléphonique continuera de fonctionner normalement. De plus, un standard virtuel pourra être facilement adapté aux besoins d’évolutivité d’une entreprise. Paramétrage des règles de distribution du SVI ou des appels, gestion des utilisateurs en fonction du turn-over des collaborateurs, diminution ou augmentation du nombre de lignes : vous pouvez (sans l’aide d’un expert en télécommunication) faire évoluer la solution à partir d’une plateforme de pilotage.
D’ailleurs, l’usage d’un standard téléphonique virtuel constitue une solution intéressante pour ceux qui travaillent hors de leur bureau. Et pour cause, il sera possible de gérer les appels de vos clients à tout moment à partir d’une application dédiée. Mis à part les appels, le suivi des messages vocaux ainsi que de vos mails, depuis un seul appareil, constitue également une autre possibilité avec la téléphonie IP.
Jouir des fonctionnalités avancées tout en réalisant des économies
Contrairement aux idées reçues, la téléphonie cloud est nettement moins onéreuse que la téléphonie traditionnelle. En effet, l’utilisation d’un standard téléphonique virtuel vous permettra de réduire votre facture habituelle jusqu’à 10 fois moins chère. Cela s’explique par le fait qu’une telle solution ne nécessite aucune infrastructure complexe, ni d’espace dédié ni d’équipement particulier.
En addition aux fonctionnalités traditionnelles d’un standard classique (messagerie vocale, renvoi d’appel…), un standard téléphonique virtuel dispose d’autres options plus avancées permettant de mettre en place une bonne stratégie commerciale. Elle vous permettra, par exemple, de réaliser des séries d’appels successifs automatiquement, choisir une musique d’accueil, composer un numéro en un seul clic ou encore définir des horaires d’ouverture. D’ailleurs, la qualité des appels VoIP se verra nettement améliorée avec l’apparition de réseaux plus performants et l’évolution d’Internet. En fait, la téléphonie standard nécessite jusqu’à 10 fois plus de bande passante que la téléphonie IP alors que la qualité de la conversation laissait à désirer.
Une possibilité d'orientation et de transfert des appels
L’utilisation d’un standard téléphonique virtuel vous donne une grande flexibilité dans la répartition des appels. La mise en place d’un service vocal interactif est en effet un bon moyen d’orienter les appels entrants vers le service concerné en fonction de la cause de l’appel (question sur la facturation, problème technique), du statut (prospect ou client), ou encore de la langue de votre interlocuteur.
En optant pour un standard virtuel, vous pourrez également jouir d’autres options supplémentaires comme le transfert vers une messagerie vocale et le transfert après introduction. Ces fonctionnalités sont utiles dans le cas où le destinataire de l’appel soit indisponible ou s’il fallait l’informer de la cause de l’appel avant de procéder au transfert. Par ailleurs, vous pouvez définir une sonnerie en cascade pour garantir un taux de réponse de 100 % durant les horaires d’ouverture. Sans oublier qu’un standard virtuel vous permettra de mieux vous positionner sur le marché international grâce à la possibilité de choisir des numéros internationaux : c’est une solution innovante pour développer votre business.